Customer Support & Order Management Assistant - Long-term Position

@mobimubasir

1. Bonjour, Merci pour votre message. Après vérification, votre colis a bien été expédié. Il est normal que le suivi ne soit pas encore actif : certains transporteurs mettent plusieurs jours à l’actualiser. Votre commande reste dans les délais (10–20 jours). Le suivi devrait se mettre à jour prochainement. Je reste à votre disposition. 2. Je vérifie dans Gorgias que l’expédition est correcte, que le transporteur correspond aux délais et qu’aucune alerte interne n’est présente. Je contrôle la synchronisation du numéro de suivi. Si besoin, je demande confirmation à la logistique et j’ajoute une note interne résumant la situation. 3. • Messages clients : je réponds d’abord à toutes les demandes urgentes dans Gorgias. • Commandes Notion : je vérifie les statuts, les prix et les anomalies, en m’assurant qu’aucune commande n’est bloquée plus de 5 jours. • Retours : j’ajoute chaque retour à la page Stock puis j’enregistre le remboursement dans le tableau Refund. 4. lumière

@Technoop

Hello, I’m very interested in supporting your French-market e-commerce stores and can start after a brief discussion to align expectations and workflow. Here is my recent experience with drop shipping e-commerce customer service: https://www.freelancer.com/u/Technoop?review_context_id=39824089&review_type=project&sb=t I bring 10+ years of customer-service experience, including email handling, order verification, tracking issues, returns, and cancellations for international e-commerce brands. I’m experienced with Gorgias, Notion, and standard dropshipping workflows, including long delivery windows and tracking delays. I am fluent in English and can take help of translation for French, am comfortable working within EU business hours, and open to long-term, low-hour weekly commitments. I’m used to managing customer expectations clearly, preventing escalations, and keeping communication consistent with brand tone. What you can expect from me: • Accurate, empathetic, and concise email responses in French • Reliable handling of tracking issues, returns, and order verification • Strong prioritization and time management with low-volume inboxes • Ability to work independently while maintaining consistent quality If this sounds like a good fit, I’d be glad to proceed with the screening questions and discuss next steps. Looking forward to talking with you.

@jessicaejele14

Hi, I am highly experienced in customer support, especially in e-commerce, and I can efficiently manage your inbox while ensuring customer satisfaction. I’m comfortable using Gorgias and Notion, and I understand the importance of clear, empathetic communication. For this role, I will respond to customer emails within 24 hours, handling address changes, cancellations, product questions, and tracking updates. I’ll use your customer service playbook for consistent, professional replies. I am skilled at de-escalating difficult situations and resolving issues quickly, ensuring clients feel heard and valued. Additionally, I will verify orders, process returns, and maintain accurate records. Regarding the qualification test, here are my answers: Email Response: Bonjour, merci de nous avoir contactés. Je vois que votre commande a été passée il y a 8 jours et que le numéro de suivi est actuellement non fonctionnel. Le délai de livraison estimé est de 10 à 20 jours. Nous vous prions de bien vouloir patienter encore quelques jours, et nous suivrons de près l’avancement de votre commande. Merci pour votre compréhension et votre patience. Internal Process: I would verify shipping status and liaise with the courier to resolve the issue. Daily Routine: Respond to customer messages, Verify orders in Notion, Follow up on return processes. Secret word: lumière Best regards, Jessica

@rabbiawebjuggler

As an experienced data analyst and seasoned problem solver, I'm equipped with the skills necessary to excel in your role. With a special focus on customer experience, my background aligns seamlessly with your projected tasks: handling emails, order verification, and returns processing. I have extensive expertise in managing high-volume tasks within tight deadlines, making me a perfect fit for your 4-10 hour/week requirement. My linguistic capabilities strongly favor your project - fluent in French which is an absolute must dealing with French customers while my command of English ensures effective internal communication. As a part of an e-commerce team that catered to multiple stores internationally- including Europe- I've cultivated adaptability and resilience necessary for cross-cultural online interactions. Moreover, I thrive on independent decision-making! My unique ability to understand and anticipate customers' needs while deftly navigating outside the standardized process allowed me to successfully resolve issues. For instance, in one past job, I made an autonomous decision to expedite a customer's order shipping even though it was against the standard policy resulting in their complete satisfaction. This "lumière" approach to customer service will prove invaluable in giving your clients that extra dose of care and attention they need. lumière

@perfectdeadline

Hi, Good day. Would it help if your Gorgias inbox stayed fully under control, customers felt heard even in tense moments, and edge cases were handled calmly without escalation? I’ve managed EU-hour e-commerce support using Gorgias + Notion, handling tracking issues, returns, refunds, and difficult customers with clear SOPs and critical thinking when needed. I’m organised, reliable under pressure, and comfortable owning the inbox long-term while maintaining brand trust. Thanks, Debashish

@algie123

Q1 Merci pour votre message. Il est normal que le suivi ne s’active pas encore après 8 jours, le délai de livraison est de 10 à 20 jours. Le tracking sera mis à jour dès que le colis sera pris en charge par le transporteur. Q2 Je demande d’abord une photo pour confirmer l’état du produit, puis je propose une petite compensation raisonnable (réduction partielle) tout en rappelant notre politique. Objectif : éviter un retour inutile et résoudre le souci de façon équilibrée. Q3 Je traite d’abord : urgences (annulations, erreurs d’adresse, retours en cours) problèmes de livraison (tracking, retard) questions générales et demandes simples. Toujours en triant par impact client + rapidité de résolution. Q4 Chez un vendeur Amazon, un client réclamait un remplacement urgent alors que la procédure imposait d’abord un retour produit. J’ai décidé d’envoyer immédiatement un remplacement pour éviter une mauvaise expérience (client très pressé + valeur faible). Résultat : avis 5★ et réduction du risque de litige. lumière

@glorychi

Hi, I am highly experienced in managing customer support channels for e-commerce businesses, and I’m confident I can efficiently handle the inbox for your three stores. With a solid understanding of Gorgias and Notion, I can ensure smooth communication and customer satisfaction, all while staying aligned with your guidelines. For this role, I will promptly respond to all customer inquiries within the designated time frame, focusing on order issues, cancellations, tracking, and product queries. I will use your playbook to craft professional responses and maintain a friendly tone. My experience includes handling returns, creating return labels, and managing order verifications, ensuring that all tasks are logged accurately in your system. I’m skilled at identifying potential issues before they escalate, maintaining a calm and positive customer experience. Regarding the qualification test, here are my answers: Email Response: Bonjour, merci pour votre message. Nous avons bien reçu votre commande effectuée il y a 8 jours. Actuellement, le suivi indique "Non trouvé". Le délai de livraison estimé est de 10 à 20 jours. Nous vous prions de bien vouloir patienter. Merci pour votre compréhension. Internal Process: I will check the order status, confirm the delivery window, and escalate if necessary. Daily Routine: Monitor and answer customer messages, Verify orders on Notion, Process returns and update statuses. Secret word: lumière Best regards, Glory

@bonifacedn

Dear Client, Good evening . How are you? I hope this proposal finds you well. I'M A CERTIFIED & EXPERIENCED EXPERT This is to inform you that I have KEENLY gone through your project description, CLEARLY understood all the project requirements as instructed in your project proposal and this is to let you know that I will perfectly deliver as desired. Being in possession of all stated required skills, (Customer Support, Email Handling, Customer Service, Customer Experience, Customer Retention, Conflict Resolution, Time Management and Notion), as this is my field of professional specialization having completed all certifications and developed adequate experience in the respective field, I hereby humbly request you to consider my bid for professional, quality and affordable services that meet all your requirements. I always guarantee timely delivery and unlimited revisions where necessary hence you are assured of utmost satisfaction when working with me. Please send me a message so that we can discuss more and seal the project. THANK-YOU & WELCOME.

@hassaan7766

Hi Vincent, I see that you require a proactive individual to manage inbox interactions for your e-commerce stores, ensuring customer satisfaction, especially when difficulties arise. I am confident in my ability to handle Gorgias efficiently while leveraging Notion for SOPs. With over [X] years of experience in Customer Support and Service, I excel in Email Handling, Customer Retention, and Conflict Resolution. I'm adept at managing high-pressure situations and ensuring a positive customer experience through clear and professional communication, particularly in French. Here are my portfolio links for your review: https://www.freelancer.com/u/hassaan7766 I am excited about the possibility of working with you and contributing to your team's growth. Thank you for considering my proposal. Regards, [Your Name]

@usamaansari786

Hi, As a Full Stack Developer and Automation Expert for over 5 years, I have built numerous scalable web applications harnessing the powers of tools like Notion. This familiarity with Notion would allow me to efficiently manage your Order Verification workflows, ensuring no order remains without resolve and ensuring no anomalies go unnoticed. I bring not just execution to the table but also critical thinking which your project demands. By adhering to your SOPs yet also using my common sense, I can smoothly sail through the challenges that come with dealing with problematic purchases. Lets have a chat warm regards Usama ANsari

@Lerikus

Our background makes us well-suited to handle this project effectively, I’ve successfully delivered work comparable to what you need. I understand that you require a clean, professional, user-friendly, seamless, integrated, and automated approach to managing inboxes for your e-commerce stores using Gorgias and Notion, with an emphasis on fast, clear communication during EU business hours. We offer exceptional customer service, order management, and returns processing skills while ensuring adherence to SOPs. While our company is new to the freelancer platform we are not new to the industry, we have a wide range of experience and expertise in customer support for growing e-commerce businesses like yours. I’m available to discuss the project in more detail whenever you are ready. Regards, Lerikus

@brenmtnez

1. Bonjour, Merci pour votre message. Votre commande a bien été expédiée il y a 8 jours. Le statut “Not found yet” est normal au début : le transporteur n’a pas encore mis à jour le suivi. Le délai estimé est de 10 à 20 jours, donc votre colis est dans les temps. Je continue de surveiller la mise à jour et je vous informerai dès qu’elle apparaît. Merci de votre patience. 2. Je vérifierais l’étiquette d’expédition, la correspondance du numéro de suivi, la date de prise en charge et l’adresse du client. Ensuite, je contrôlerais s’il existe un retard général. Si tout est normal, je surveille simplement. En cas d’anomalie, je la documente dans Notion et la signale. 3. Je commence par répondre aux messages clients pour respecter le délai de 24h. Ensuite, je vérifie dans Notion les commandes “to handle”, celles en retard, les statuts incorrects et les explications manquantes. Puis je traite les retours reçus via WhatsApp : ajout au Stock, ajout du remboursement dans Refund. Je termine par une dernière vérification des messages et mises à jour. 4. lumière

@vessien2k

Hi, I have extensive experience in customer support and e-commerce, and I’m confident I can handle your inbox efficiently while ensuring customer satisfaction. I’m comfortable working with tools like Gorgias and Notion, and I am adept at managing multiple customer service channels simultaneously. For this role, I will promptly respond to customer inquiries, particularly focusing on order-related issues, cancellations, product inquiries, and tracking. I will make use of the customer service playbook to provide consistent, clear, and professional responses. I’m experienced in resolving complaints and ensuring a smooth customer experience, and I will manage order verifications, returns, and keep all records organized and up to date. Regarding the qualification test, here are my answers: Email Response: Bonjour, merci d’avoir contacté notre équipe. Nous avons bien reçu votre commande, qui a été passée il y a 8 jours. Le suivi indique actuellement "Non trouvé". Le délai de livraison estimé est de 10 à 20 jours, nous vous prions de patienter encore quelques jours. Merci de votre patience. Internal Process: I will double-check the order status and escalate the issue to the relevant team or shipping provider if needed. Daily Routine: Answer customer messages, Verify orders and update statuses in Notion, Process and manage returns as required. Secret word: lumière Best regards, Victor

@ErnestCodes

Hi, I have extensive experience in managing customer support channels, particularly in the e-commerce space, and I’m confident that I can successfully handle the inbox for your three growing stores. I’m familiar with Gorgias and Notion, and can easily adapt to your workflow and SOPs to provide a seamless experience for your customers. For this role, I will focus on answering all customer inquiries within 24 hours, managing order issues, cancellations, and tracking, while maintaining a professional and helpful tone. I will follow your playbook closely to ensure consistency across responses and handle difficult situations with tact to keep customers satisfied. Here are my answers to the qualification test: Customer Response: Bonjour, merci d'avoir contacté notre service client. Nous avons bien pris en compte votre commande d'il y a 8 jours. Le numéro de suivi indique "Non trouvé" pour le moment. Le délai de livraison estimé reste entre 10 à 20 jours. Nous vous remercions de votre patience. Internal Process: I will double-check order details and escalate to the logistics team if the tracking continues to show “not found.” Daily Routine: Respond to customer messages, Perform order verification in Notion, Process returns and update the stock. Secret word: lumière I am organized, reliable, and focused on providing top-notch customer support. I look forward to working with you and ensuring smooth operations. Best regards, Ernest

@darrendc1

1.⁠ ⁠Bonjour, Merci pour votre message. Après vérification, votre commande a bien été enregistrée il y a 8 jours. Le suivi indique pour le moment « Non trouvé », ce qui est tout à fait normal en début d’acheminement. Le délai de livraison estimé est de 10 à 20 jours, votre colis est donc toujours dans les temps. Je vous invite à réessayer le suivi d’ici 24 à 48 heures. N’hésitez pas à me recontacter si besoin. 2.⁠ ⁠Je vérifie le numéro de suivi dans le tableau interne et sur le site du transporteur. Je confirme que le statut correspond bien à ce que le client indique. Je contrôle que l’adresse d’expédition et les informations de commande sont correctes. Si nécessaire, je contacte le fournisseur ou le transporteur pour vérifier que le colis a bien été pris en charge. Je note ensuite l’incident et les actions menées dans l’outil interne. 3.⁠ ⁠Je commence par traiter les messages clients urgents puis les messages en attente. Je réponds dans l’ordre de priorité et je note les cas particuliers. Ensuite, je vérifie les commandes du jour dans Notion : numéros de suivi, statuts, éventuels retards ou anomalies. Je mets à jour les fiches si nécessaire. Enfin, je traite les retours : vérification de la demande, validation ou refus selon la politique, mise à jour du statut et communication au client. 4.⁠ ⁠lumière

@miramutia

1. Bonjour, Merci pour votre message. J’ai vérifié votre commande : elle a été envoyée il y a 8 jours. Pas d'inquiétude, cela arrive parfois ! Nous voyons que le statut de votre colis est toujours en cours de mise à jour. C'est normal, car il faut souvent quelques jours après l'envoi pour que les informations de suivi soient visibles. Le délai prévu est de 10 à 20 jours, donc votre colis est toujours dans les délais. Je continuerai à suivre la mise à jour du tracking et je vous préviendrai dès qu’il y a du nouveau. Merci pour votre patience. 2. Je vérifie dans Gorgias que le numéro de suivi est correct. Ensuite, je regarde sur la page du transporteur pour voir si le colis apparaît. Je confirme la date d’expédition et que l’adresse du client est bonne. S’il y a un problème possible, je le note dans Notion et j’informe l’équipe si une action supplémentaire est nécessaire. 3. Organisation quotidienne - Messages clients : Je commence par répondre aux messages dans Gorgias, en donnant des réponses claires et rapides. Je m’assure que tout est répondu en moins de 24h. - Vérification des commandes dans Notion : Je regarde les commandes “to handle”, je vérifie celles en attente depuis plus de 5 jours, je note les problèmes et je mets à jour les statuts. - Retours : Quand je reçois un retour via WhatsApp, je l’ajoute dans la page Stock et j’enregistre le remboursement dans le tableau Refund en suivant la procédure. 4. Lumière

@Sarafina13

1. Bonjour, Merci d’avoir contacté notre service client. Je comprends votre inquiétude concernant le suivi de votre commande. Après vérification, votre commande a bien été enregistrée il y a 8 jours. Le délai de livraison estimé est de 10 à 20 jours. Il est donc normal que le numéro de suivi n’apparaisse pas encore dans le système de transporteur. Je surveillerai l’activation du suivi quotidiennement et vous informerai dès qu’il sera disponible. Vous recevrez également une notification automatique dès que le colis sera pris en charge par le transporteur. En attendant, si vous avez d’autres questions, je reste à votre disposition. Bien cordialement, Sarah, Service client 2. En interne, je vérifierais : - Si l’ordre est bien « confirmé » et non « en attente ». - Si l’étiquette d’expédition a été générée dans Gorgias/le système. - S’il y a une note ou un retard signalé par l’équipe logistique dans Notion. - Je contacterais l’équipe logistique si le délai dépasse 10 jours sans mise à jour. - J’ajouterais une note sur la commande dans Gorgias et Notion pour suivi. 3. Ma routine quotidienne : Matin : réponse messages <24h dans Gorgias. Mi-journée : vérification commandes “à traiter” dans Notion, anomalies, statuts. Après-midi : traitement retours WhatsApp (stock + remboursement). Fin de journée : récap et préparation lendemain. 4. lumière

@Jatishor

I am confident I can manage your inbox, follow your processes, and handle customers professionally with speed, clarity, and reliability. If you want a longer or shorter version, just tell me!

@yksr93

1. Bonjour, Merci pour votre message. Votre commande date de 8 jours et le suivi n’affiche pas encore d’informations, ce qui reste possible en début d’expédition. Le délai prévu est de 10 à 20 jours ouvrés. J’ai demandé une mise à jour au transporteur et je surveille l’évolution du suivi. Si rien ne change sous 72 h, j’ouvrirai une enquête. Souhaitez-vous, en cas de problème confirmé, un remboursement ou une réexpédition ? Cordialement, 2. Je vérifie la commande dans Gorgias, puis dans Notion. Je contrôle le suivi sur le site du transporteur et note l’état actuel. J’ajoute une note interne, demande une mise à jour au transporteur et programme un rappel à 72 h. En l’absence d’évolution, j’ouvre une enquête et prépare la solution adaptée (remboursement ou réexpédition). 3. Je traite d’abord les messages clients dans Gorgias, en priorisant les urgences. Ensuite, je vérifie les commandes dans Notion : statuts, anomalies et corrections. Puis je gère les retours : ajout dans Stock, ajout dans Refund, lancement du remboursement. Je reviens régulièrement sur Gorgias pour maintenir un délai de réponse rapide. 4. lumière