Interimsposition Office Management / Empfangskoordination (m/w/d) mit Perspektive Teamleitung/DATEV PowerUser

Interimsposition Office Management / Empfangskoordination (m/w/d) mit Perspektive Teamleitung Für unseren Standort Bielefeld suchen wir eine erfahrene Persönlichkeit für eine Interimsposition im Office Management / Empfangsbereich, die kurzfristig Verantwortung übernimmt, bestehende Abläufe zuverlässig steuert und als DATEV Power User zentrale Prozesse vor Ort fachlich begleitet. Die Position ist interimistisch angelegt, da sie perspektivisch dauerhaft besetzt werden soll. Langfristig ist vorgesehen, dass diese Rolle die Leitung eines kleinen Teams von drei Mitarbeitenden übernimmt. In dieser Funktion agieren Sie als zentrale Ansprechperson für organisatorische und administrative Themen am Standort Bielefeld und arbeiten dabei eng mit den relevanten Schnittstellen — insbesondere mit dem Team in Hamburg — zusammen. Ihre Aufgaben Steuerung und Organisation der Tätigkeiten am Empfang sowie der Telefonzentrale — sowohl in eigener Verantwortung als auch in enger Zusammenarbeit im Team Persönlicher und telefonischer Empfang sowie erste Ansprechperson für Mandanten, Besucher und externe Ansprechpartner Digitale Erfassung von Postein- und -ausgängen inklusive Fristenerfassung über das Dokumentenmanagementsystem Koordination der Postabwicklung in enger Abstimmung mit den Sekretariaten Erledigung des allgemeinen Schriftverkehrs sowie Unterstützung der Fachmitarbeitenden im administrativen Tagesgeschäft Dokumentenmanagement, Pflege von Stammdaten und Datenbanken sowie Finalisierung von Arbeitsprodukten Terminplanung sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings und Mandantenterminen einschließlich der Organisation von Besprechungsräumen Erstellung von Gebührenabrechnungen sowie vorbereitende Tätigkeiten für die Buchhaltung Unterstützung bei der Durchführung von Veranstaltungen und enge Zusammenarbeit mit dem Office Management Koordination von Dienstleistern, Kurierdiensten und Lieferanten Mitwirkung bei der Verwaltung und Kontrolle von Büromaterialien, Werbemitteln und Getränkebeständen Übernahme einer zentralen Rolle als DATEV Power User am Standort Bielefeld Enge Zusammenarbeit mit den relevanten Schnittstellen in Hamburg, insbesondere zur Abstimmung von Standards, Prozessen und Übergaben Perspektivisch Übernahme von fachlicher Verantwortung und Leitung eines kleinen Teams mit drei Mitarbeitenden Profil der Rolle Gesucht wird eine umsetzungsstarke, strukturierte und serviceorientierte Persönlichkeit, die operative Exzellenz mitbringt, Prozesse sicher steuert und zugleich das Potenzial hat, mittelfristig Führungsverantwortung zu übernehmen und die Festeinstellung onzuboarden.

Project ID: 40563561